Archivierung wird zur Pflicht – am 31.12.2016 endet die Übergangsfrist

Für die Archivierung digitaler Unterlagen aus dem Handels- und Geschäftsverkehr gelten ab dem 1. Januar 2017 die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff” (GoBD). Damit endet eine 2-jährige Übergangsfrist, es wird keine Hintertüren mehr geben.

Betroffen sind alle Unternehmen, die digitale Wege für ihre Geschäfte nutzen. Dazu gehört auch der Versand und Empfang von Angeboten, Rechnungen, Handelsbriefen etc. per E-Mail. Alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge müssen vollständig, manipulationssicher und jederzeit abrufbar aufbewahrt werden und darüber hinaus maschinell auswertbar sein. Das bedeutet, eine alleinige Sicherung zum Beispiel auf Mikrofilm oder ein Ausdruck auf Papier erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht. Ebenso sind die Archivierungsfunktionen der gängigen E-Mail-Programme nicht ausreichend.

Viele Unternehmen müssen handeln – eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierungslösung ist unverzichtbar. Fehlt eine solche Archivierung, können steuerrechtliche Straftatbestände und wirtschaftliche Schäden ausgelöst werden.

Als IT-Systemhaus sehen wir uns in der Pflicht und haben für Sie unterschiedliche Lösungen verglichen.

Unsere Empfehlungen:
» Securepoint UMA – E-Mail Archivierung
» REDDOXX MailDepot

Neben der Erfüllung aller gesetzlichen Anforderungen unterstützen beide Lösungen darüber hinaus auch Ihre tägliche Arbeit mit Dokumenten und E-Mails durch eine automatische Kategorisierung, leistungsstarke Suche und die Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur.

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