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E-Mail-Archivierung revisionssicher

E-Mails sind in Unternehmen und Organisationen für die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten nicht mehr wegzudenken. Sie ersetzen mittlerweile in großem Umfang die herkömmlichen Arten per Brief, Fax oder Telefon. Häufig wird jedoch deren rechtliche Bedeutung und revisionssichere Aufbewahrung unterschätzt, denn auch für E-Mails und elektronische Dokumente gelten umfangreiche gesetzliche Anforderungen an die Art und Dauer der Archivierung.

Wir haben für Sie die häufigsten Fragen zum Thema E-Mail-Archivierung zusammengetragen.

Wer ist zur Archivierung von E-Mails und elektronischen Dokumenten verpflichtet?

Jeder Kaufmann (OHG, KG, GmbH, eG, AG, KGaG etc.), der E-Mails mit geschäftlichen Inhalten versendet oder empfängt, hat die Pflicht, diese elektronischen Daten geordnet aufzubewahren. Kaufmann im Sinne des HGB ist jeder, der ein Handelsgewerbe betreibt. Ausgeschlossen davon sind aufgrund ihrer Art und ihres Umfanges Kleingewerbetreibende und Freiberufler. Sobald sich ein Kleingewerbetreibender jedoch auf eigenen Wunsch ins Handelsregister eintragen lässt, ist für ihn ebenso die E-Mail-Archivierung Pflicht.

Die Archivierungspflicht gilt außerdem für weitere juristische Personen im Sinne des §33 HGB, beispielsweise für wirtschaftliche Vereine oder private Stiftungen.

Was muss archiviert werden?

Archiviert werden müssen alle aus- und eingehenden E-Mails, die als Handelsbrief bzw. Geschäftsbrief einzustufen sind sowie E-Mails mit steuerrechtlich bedeutsamen Inhalten.

Als Handelsbriefe werden E-Mails dann eingestuft, wenn sie inhaltlich zur Vorbereitung, zur Durchführung, zum Abschluss oder zur Rückabwicklung eines Geschäftes dienen – zum Beispiel:

  • Aufträge sowie deren Änderungen oder Ergänzungen
  • Auftragsbestätigungen
  • Vertragsunterlagen
  • Rechnungen
  • Zahlungsbelege
  • Reklamationsschreiben
  • Lieferpapiere etc.

Steuerrelevante E-Mails, die ebenfalls unter die Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung fallen (vgl. § 147 AO), sind zum Beispiel:

  • Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe sowie Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege

Aus datenschutzrechtlichen Gründen dürfen nicht alle E-Mails und digitalen Dokumente archiviert werden. Dazu gehören E-Mails oder Dokumente mit personenbezogenen Inhalten wie private E-Mails, E-Mails an oder vom Betriebsrat und Bewerbungsunterlagen. Auch interne Statusmeldungen sind von der Langzeit-Archivierung auszuschließen.

Wie lange muss archiviert werden?

Die Dauer der Aufbewahrung wird in verschiedenen Gesetzen geregelt (HGB, AO, UstG).

  • Daraus ergibt sich eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist u.a. für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie für Buchungsbelege und Rechnungen.
  • Sonstige Unterlagen sowie empfangene Handels- und Geschäftsbrief müssen 6 Jahre aufbewahrt und archiviert werden.

Über diese Fristen hinaus müssen Unterlagen weiter aufbewahrt werden, solange sie für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

Welche Anforderungen stellt der Gesetzgeber an die E-Mail-Archivierung?

Verbindliche Regelungen zur Aufbewahrung und Archivierung o.g. Dokumente sind in mehreren Gesetzen verankert. Insbesondere aus dem HGB und der AO lassen sich allgemeine Handlungsverpflichtungen ableiten.

Richtlinien für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung werden in den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konkretisiert. Diese Grundsätze erläutern ausführlich die Art und Weise im Umgang mit elektronischen Daten – so auch mit E-Mails und deren Anhänge – und spezifizieren dabei die o.g. allgemeinen Anforderungen.

Zusammengefasst müssen alle relevanten E-Mails und deren Dateianhänge

  • vollständig und richtig,
  • manipulationssicher,
  • jederzeit verfügbar und
  • maschinell auslesbar

aufbewahrt und archiviert werden. Bei Nichtbeachtung dieser Anforderungen kann es zu steuer- und strafrechtlichen Sanktionen kommen.

Welche praktischen Lösungen erfüllen die Compliance-Anforderungen?

Wer bisher dachte, er wäre mit einem Ausdruck auf Papier – zum Beispiel Rechnungen – auf der sicheren Seite, der irrt. Mit dieser Form der „Sicherung“ wird weder die maschinelle Lesbarkeit der Papierrechnung noch die Unveränderbarkeit der irgendwo gespeicherten E-Mail nebst Anhang gerecht. Damit wird auch klar: Die Kategorisierungs- und Archivierungsmöglichkeiten, die in gängigen Mail-Clients mitgeliefert werden, erfüllen die rechtlichen Ansprüche nicht und es drohen unangenehme Konsequenzen.

Als IT-Systemhaus (Köln) sehen wir uns in der Pflicht und haben für Sie auf Basis der gesetzlichen Anforderungen unterschiedliche Lösungen verglichen.

Unsere Compliance-Empfehlungen:

Neben der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen an eine revisionssichere E-Mail-Archivierung unterstützen beide Lösungen darüber hinaus auch Ihre tägliche Arbeit mit Dokumenten und E-Mails durch eine automatische Kategorisierung, leistungsstarke Suche und die Entlastung Ihrer IT-Infrastruktur.

NETRIX IT-Service GmbH Köln
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