E-Mail Archivierung
mit Reddoxx MailDepot
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Revisionssichere E-Mail-Archivierung
Das Securepoint Unified Mail Archive (UMA) ist eine All-In-One-Appliance und Software-Lösung für eine zuverlässige und revisionssichere E-Mail-Archivierungen. Diese Lösung erfüllt alle strengen gesetzlichen Vorgaben von GoBD, HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125 − dem höchsten deutschen Standard. Darin wird unter anderem eine unveränderbare Ablage von Dokumenten aus dem digitalen Geschäftsverkehr über lange, gesetzlich vorgegebene Aufbewahrungszeiten gefordert. Diese Aufgabe übernimmt das Langzeitarchiv des Securepoint UMA. Eine Vernachlässigung dieses gerichtsfesten Beweiserhaltes oder gar der Verlust von E-Mails und Dokumenten kann rechtliche und schließlich auch wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen.
Der Gesetzgeber verlangt neben einer revisionssicheren Archivierung auch einen schnellen Zugriff auf E-Mails und Dokumente, zum Beispiel für Steuerprüfungen oder Streitfälle vor Gericht. Ein integriertes automatisches Dokumenten-Management-System mit Volltextsuche und Zeitraumeingrenzung sorgt dafür, dass beliebige Dokumente schnell und effektiv gefunden werden. Unterstützt wird das DMS im Securepoint UMA von einer automatisierten Texterkennung (OCR).
Der Gesetzgeber verlangt neben einer revisionssicheren Archivierung auch einen schnellen Zugriff auf E-Mails und Dokumente, zum Beispiel für Steuerprüfungen oder Streitfälle vor Gericht. Ein integriertes automatisches Dokumenten-Management-System mit Volltextsuche und Zeitraumeingrenzung sorgt dafür, dass beliebige Dokumente schnell und effektiv gefunden werden. Unterstützt wird das DMS im Securepoint UMA von einer automatisierten Texterkennung (OCR).
Securepoint UMA – Funktionen und Features im Überblick
- Schutz vor Datenverlust durch automatische Ablage nach gesetzlichen Archivierungszeiträumen für eine manipulationsfreie und rechtssichere Archivierung gemäß der Compliance-Anforderungen nach GoBD (ersetzt GDPdU und GoBS), HGB, AO, Basel II und BSI TR 03125
- Automatisches Dokumenten-Management mit leistungsstarker Volltextsuche (OCR), Vorschaubildern und automatischer Indexierung und Kategorisierung
- Integrierte Backup-Software und E-Mail-Wiederherstellung per One-Click
- Nutzung des Supervisor-Mode für Vier-Augen-Prinzip nach gesetzlichen Datenschutzbestimmungen möglich
- Kompatibel mit gängigen Mail-Servern sowie für alle IMAP, SMTP und POP3-kompatiblen Mail-Server einsetzbar
- Benutzerverwaltung über Active Diretory, LDAP oder mittels lokaler Datenbank
- Integriertes Monitoring und Reporting
- Account-Zugriff per Web-Oberfläche, Microsoft Outlook-Plugin oder IMAP-Schnittstelle
- Entlastung von Mail-Servern u.a. durch die Freigabe von Speicherkapazitäten infolge der Auslagerung historischer E-Mails ins Langzeitarchiv
- Import von Altdaten ins Standard- oder Langzeitarchiv (ohne Beweiserhalt)
Nicht alle Daten dürfen bzw. müssen im Langzeitarchiv gespeichert werden, zum Beispiel vertrauliche interne E-Mails vom Betriebsrat oder tägliche Statusmeldungen. Dafür können Regeln definiert werden, die entsprechende Daten beim Import von Altdaten und später bei der laufenden Archivierung aus dem Datenstrom herausfiltern.
Für Altdaten kann nachträglich kein Beweiserhalt hergestellt werden, da sie aus bisher veränderbaren Systemen importiert werden. Nur ab Stichtag kann sofort revisionssicher gespeichert werden. Daher sollte vorab sichergestellt werden, ob und in welchem Umfang ein Import von Altdaten wirklich nützlich ist.
Zugeschnittene Versionen je nach Bedarf
Securepoint UMA steht in verschiedenen Versionen zur Verfügung − von unterschiedlich ausgestatteten Hardware-Appliances bis hin zu virtuellen UMA-Lösungen/Clouds. Kriterien für die Auswahl einer passenden UMA-Ausstattung sind beispielsweise:
- gegebene E-Mail Empfangs- und Versandtechnik
- Anzahl Postfächer/Benutzer und Häufigkeit gleichzeitiger Zugriffe
- Anzahl täglich zu verarbeitender E-Mails und Dokumente
- zu sichernde Datenmenge, periodischer Datenzuwachs und geplante Laufzeit
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